Die Meinung dass jedes historische Wappen in "Verzeichnissen“ zu finden ist ein Irrtum. Auch in der Vergangenheit wurde nicht jedes Wappen "registriert". Bei "verliehenen" Wappen ist die Quellenlage verständlicherweise besser, ebenso bei Wappen adeliger Geschlechter. So wurden z.B. in Wien (bis 1806) die an Bürgern und Adeligen verliehenen Wappen von der "Reichshofratskanzlei" erfasst (auch dort leider nicht lückenlos), oder durch "Hofpfalzgrafen" festgehalten die mit "kaiserlichem Reservatsrecht" Wappenbriefe ausstellen durften. In nicht wenigen Fällen sind Wappen aber nur durch deren Nutzung und Anwendung erhalten geblieben.
Zahlreiche Wappen sind in einschlägigen Sammlungen und heraldischer Literatur festgehalten. Originale der Bände und Nachdrucke liegen in größeren Bibliotheken auf, nicht wenige sind heute online verfügbar. Die fortschreitende Digitalisierung der Bestände von Staats- und Landesarchiven macht auch z.B. heraldische Raritäten aus dem Spätmittelalter zugänglich.
Eine für den deutschsprachigen Raum sehr bedeutende Sammlung unter der Bezeichnung „Siebmacher“ hat ihren Ursprung im 16. Jahrhundert (alter Siebmacher) und bietet z.B. in den Reihen der Bände „Grosses und allgemeines Wappenbuch / Bürgerliches Wappenbuch“ (ab 1857, Ad. M. Hildebrandt / Gustav Adalbert Seyler / Dr. Otto Titan von Hefner, Bauer & Raspe, Nürnberg) Abbildungen und Informationen zu Tausenden von Wappen. In späterer Auflage bzw. einem Nachdruck wurde das Werk in einer Buchreihe mit dem Titel „Die Wappen bürgerlicher Geschlechter Deutschlands und der Schweiz“ zusammengefasst. Neben diesen wurden unter der Bezeichnung "Siebmacher´s Wappenbuch" mehr als 100 Bände mit Publikationen mit regionaler Ausrichtung / Unterteilung veröffentlicht.
(z.B. „Die Wappen des böhmischen Adels“, „Der Adel in Kärnten Krain und Dalmatien“, „Die Wappen des bayrischen Adels“, „Der Adel von Siebenbürgen“, „Die Wappen des hessischen und thüringischen Adels, „Die Wappen des preußischen Adels“, „Hamburgische Wappenrolle“ „Berufswappen“, „Der Adel von Galizien, Lodomerien und der Bukowina“,„Die Siegel der deutschen Universitäten“, „Die Wappen des schlesischen Adels“, Württembergisches Adels und Wappenbuch“ etc.)
Siebmacher - Auszug aus den Bänden "Bürgerliche Geschlechter"
Der von Dr. Hans Jäger-Sunstenau erarbeitete, im Jahr 1964 erschienene „Generalindex“ zu den "Siebmacherschen Wappenbüchern", bietet ein Namensverzeichnis mit Quellenhinweisen zu ca. 130.000 Wappen die im Siebmacher zu finden sind. (Erschienen bei Akademische Druck & Verlagsanstalt Graz / Austria)
Ein weiteres Beispiel für ein umfangreiches Wappenwerk stellen die Bände „Armorial General“ (ab 1883) von Johann B. Rietstap dar, welche alphabetisch geordnet nach Familiennamen 116.000 Blasonierungen (Beschreibungen) von Wappen wiedergeben und geografisch im Schwerpunkt den Raum Mittel- und Westeuropa betreffen; Abbildungen zu diesen findet man in „V. Rolland´s Illustrations to the Armorial General by J.B. Rietstap“ und dem „Supplement“ zu Rietstap mit Zeichnungen von über 100.000 Wappenschilde. Eine Empfehlung für die Suche nach heraldischer und genealogischer Literatur sind der "Verlag Degener" (Fachverlag mit mehr als 2000 Titel) und der "C.A. Starke Verlag" der mehr als 150 Jahre bis 2018 bestand.
Zu den großen Sammlungen zählt die „Wappenbilderkartei“ des Vereins „Herold“ in Berlin, welche über 150.000 Nachweise umfasst. Als wissenschaftlicher Verein (älteste heraldisch-genealogische Fachgesellschaft 1868 gegründet), bietet der Herold Beratung in heraldischen und genealogischen Fragen, gleichzeitig wird die "deutsche Wappenrolle" geführt. In diese werden auf Antrag neu gestiftete und überlieferte Wappen nach fachlicher Überprüfung kostenpflichtig eingetragen und veröffentlicht, im Jahr 2020 ist Band Nr. 79 erschienen. Erwähnenswert ist auch die Wappensammlung des Germanischen Nationalmuseums in Nürnberg, sowie jene des 1951 verstorbenen schwäbischen Heraldikers Eduard Zimmermann, die sich im Stadtarchiv Augsburg befindet.
Die Wappenkartei des Tiroler Geschichts- und Heimatforschers "Konrad Fischnalers" (1855-1941) besteht in Form eines heraldischen Zettelkataloges in der Bibliothek des Tiroler Landesmuseum Ferdinandeum. Fischnaler unternahm in den Bänden seines "Tirolisch-Vorarlbergischen Wappenschlüssels" den Versuch einer von ihm erdachten Ordnung von Wappen. Die sieben Bände mit mehr als. 20.000 Wappenbeschreibungen sind trotz vieler Eigenwilligkeiten, welche auch die "Blasonierung" umfassen und die Benutzbarkeit erschweren, regional interessant. Fischnalers "Wappenkartei" wurde über seinen Tod hinaus gepflegt und ergänzt. Ihre gelungene digitale Umsetzung durch das Landesmuseum Ferdinandeum ist seit Februar 2019 online zugänglich. ( wappen.tiroler-landesmuseen.at ) Diese "Wappendatenbank" kann benutzerfreundlich durchsucht werden und zeigt in den Ergebnissen neben den Abbildungen auch Transkriptionen der z.T. allgemein nicht selbstverständlich lesbaren handschriftlichen Inhalte.
Der Zugriff auf Wappensammlungen die in Druckform keine Verbreitung und auch keine digitale Erfassung gefunden haben ist eine besondere Aufgabe, die auch heute noch Besuche in regionalen, öffentlichen und privaten Archiven erfordert.